Transformation numérique des services publics – GPE

Le deuxième article sur la transformation numérique des services publics porte sur les avantages d’un système de gestion de portefeuille d’entreprise (GPE) qui aide à cibler la planification des investissements de capitaux et à mieux contrôler les dépenses d’immobilisation d’un service public. Les dépenses d’immobilisation représentent les principales dépenses annuelles pour un service public, mais la planification et la mise en place d’un programme d’immobilisations peut représenter un défi majeur, puisque les dépassements du budget et des échéances représentent souvent la norme. Alors que les organismes de réglementation, ainsi que les contribuables et les clients commerciaux/industriels exercent de plus en plus de pression pour qu’on limite les coûts, les services publics se retrouvent de plus en plus dans l’obligation de chercher des moyens de mieux planifier et gérer leurs programmes d’immobilisations. Un système de GPE peut procurer une plate-forme de planification des investissements de capitaux à risque qui permet ensuite de suivre les projets tout en faisant la lumière sur l’ensemble du programme d’immobilisations et d’assurer sa vérifiabilité.

Un système de gestion de portefeuille d’entreprise (GPE) repose sur une base de données centrale qui abrite de l’information portant, par exemple, sur les finances, les Ressources humaines, le matériel, les échéances, la réglementation et les demandes de travail touchant les dépenses d’immobilisations, ainsi que de l’information sur les biens, comme l’âge, l’historique d’entretien/inspection et un registre des pannes. Ce système comporte plusieurs modules qui exécutent des algorithmes et affichent de l’information d’une manière qui se prête à différents services, fonctions et niveaux au sein d’une organisation. Les services publics possèdent tous les genres de données sur leurs biens, leurs employés, leurs projets, leurs entrepreneurs, leurs installations, leurs activités d’inspection et d’entretien, leur garantie, leurs demandes de connexion, leurs engagements en vertu des règlements et leurs documents, mais il arrive souvent que ces données ne soient pas réunies dans un même endroit et qu’on ne les exploite pas pour en tirer des renseignements utiles. Dans les sections suivantes, nous verrons la façon dont il est possible d’utiliser ces données afin de planifier les immobilisations et gérer les programmes de manière à produire de meilleurs résultats.

Planification des immobilisations

Plusieurs services publics sont aux prises avec des priorités contraires qui se disputent des capitaux limités pour atteindre leurs cibles en matière de sécurité, de protection, d’environnement, de réglementation, de rendement et de fiabilité. Pendant ce temps, on s’efforce de gérer le budget total pour maintenir des taux concurrentiels et des niveaux de service élevés. Voici quelques-unes des questions les plus préoccupantes que se posent plusieurs services publics dans un tel contexte :

• Quel est le niveau idéal d’investissement dont ils ont besoin pour leurs systèmes et dans quels domaines les investissements représentent-ils le plus de valeur?
• Quel est le degré de risque qu’on prend aujourd’hui et demain en ce qui concerne les pannes d’équipement?
• Quels sont les projets les plus prioritaires lorsqu’on doit atteindre nos cibles et lesquels peut-on retarder ou éliminer?

Le processus consiste, avant tout, à réunir l’information et les commentaires de nombreux groupes et sources de données pour déterminer les projets nécessaires, comme les plans directeurs, les évaluations d’état et la gestion des biens. On prépare ensuite des analyses de rentabilité hypothétiques pour chacun des projets, incluant des scénarios de panne assortis des probabilités et des conséquences. L’évaluation des analyses de rentabilité des projets représente une évaluation économique robuste qui intègre de manière objective les risques d’un projet en monétisant les conséquences et en quantifiant la probabilité d’échec. Les différentes formes d’intrants du projet sont placées sur un modèle financier uniformisé.

Lorsqu’on a compilé les détails de tous les projets analysés dans le portefeuille, on présente les formes d’intrants de chacun des projets dans un modèle financier uniformisé. Une technique de modélisation appelée « simulation de Monte Carlo » est ensuite utilisée pour quantifier et visualiser le risque. On obtient ainsi une distribution pondérée en fonction du risque du projet au cours de la période du modèle. On procède enfin à l’évaluation de l’analyse de rentabilité du portefeuille en planifiant tous les projets de manière à maximiser la valeur actualisée nette du portefeuille tout en conservant les contraintes budgétaires et autres sur le plan technique.

En résumant cette approche, on obtient un mécanisme méthodologique qui permet d’établir la priorité des investissements de capitaux en fonction des données sur les biens, des indicateurs clés et des objectifs commerciaux.

Gestion des programmes

Il n’est pas rare que des services publics de taille moyenne consacrent des millions de dollars à des projets d’immobilisations et autres de nature opérationnelle. Il arrive même que certains services publics de plus d’envergure dépensent un milliard de dollars ou plus chaque année. Les projets d’infrastructures des services publics sont habituellement complexes, parce qu’ils couvrent de vastes zones géographiques où l’on retrouve plusieurs intervenants et parce qu’ils impliquent des mouvements d’équipement sur de grandes distances, parfois sur des terrains et des sols difficiles, sans compter le processus d’obtention des permis en vertu de règlements très prescriptifs et de risques élevés sur le plan de la sécurité. Ces programmes présentent également plusieurs volets mobiles et scénarios qui doivent faire l’objet d’un niveau élevé de planification, de surveillance et de reddition des comptes. Ces tâches peuvent également demander un temps énorme et nuire à la réussite des projets. C’est dans un tel cas qu’intervient le besoin de gérer les programmes afin de déployer une équipe expérimentée, des processus et des outils permettant d’établir et de suivre le calendrier du projet, le budget, les risques, ainsi que les cibles opérationnelles du début à la fin du programme.

La gestion du programme consiste, entre autres, à combiner les projets de portée comparable et à mettre sur pied une équipe intégrée, incluant des outils précis, des procédés et des exigences en matière de reddition des comptes pour la réalisation des projets. Un outil de planification des ressources d’entreprise est nécessaire afin de suivre toutes les données liées aux projets, comme la portée du projet, le calendrier, les finances, la sécurité, les ressources, les engagements en vertu des règlements, les entrepreneurs, l’équipement qu’on retrouve sur les tableaux de bord pour communiquer les progrès réalisés aux différents intervenants internes et externes et leur présenter des rapports sur le sujet. La planification des ressources d’entreprise (PRE) représente une source de vérité accessible qui renferme l’information la plus récente, facilitant ainsi la prise de décisions et entraînant la mise en place de mécanismes qui permettent à l’équipe de projet de comprendre la situation lorsque survient un dérapage. La PRE permet également à l’équipe de projet de regarder vers l’avant pour suivre ainsi les risques à venir et déterminer les techniques d’atténuation tout en leur allouant les ressources d’urgence appropriées. L’outil OneTouchPM^MD de Burns & McDonnell, qu’on a précisément élaboré en tant qu’outil de gestion de programme afin de gérer les projets d’infrastructure linéaires, constitue un de ces outils qui procure une plate-forme intégrée pour l’échange de données.

OneTouchPM^MD intègre les renseignements de conception technique au principal logiciel de gestion de projet et fusionne toute cette information à un modèle virtuel en trois dimensions basé sur l’interface Google Earth. En puisant l’information dans plusieurs systèmes d’information pour la combiner en une seule et même interface facile à utiliser, OneTouchPM^MD procure des renseignements indispensables aux décideurs et aux intervenants d’un projet. La méthode exclusive à Google Earth, qui consiste à diffuser en continu des volumes considérables de données géospatiales, permet aux utilisateurs à distance d’accéder à l’information presque en temps réel et avec un temps d’attente négligeable. L’outil de collaboration en matière de données regroupe l’information de différentes sources portant, par exemple, sur les questions environnementales, l’émission des permis, les relations avec la communauté, les caractéristiques de conception et l’état des travaux de construction. OneTouchPM^MD s’est également révélé utile pour communiquer avec les autorités réglementaires, qui peuvent accéder aux données sur les coûts et le calendrier des différents projets dans le cadre de leur processus d’approbation, en particulier lors des procédures qui dépendent grandement de l’acceptation par le public et au sein de la communauté.

Puisqu’elles sont confiées à des opérateurs et des décideurs par des planificateurs, des équipes de projet, des spécialistes de la gestion des biens, des gens dans le domaine de l’exploitation ou de la construction, elles les aideront grandement à analyser les faiblesses des systèmes, les contraintes sur le plan des ressources, le rendement, le risque connexe, sans compter qu’elles leur permettront de prédire la fiabilité, la sécurité, le coût et les résultats sur le plan des échéances, leur procurant ainsi des aperçus qui les aideront à mieux répartir leurs capitaux. On n’a aucun contrôle sur ce qu’on ne peut voir, de sorte que les données permettent de voir ce qui ressemblerait autrement à un trou noir. En recueillant des données pertinentes, en créant différents tableaux de bord, en configurant des accès appropriés pour les utilisateurs et en les mettant à la disposition de tous ceux qui pourraient en profiter, on rendrait les ressources plus productives, en plus de réduire les risques d’erreur et on préserverait l’harmonie au sein des équipes, pour accroître ainsi l’efficacité opérationnelle.

De nos jours, un système de GPE représente un outil crucial qui permet aux services publics d’adopter une approche stratégique pour planifier leurs investissements et de rendre plus visible le flux des travaux, la disponibilité des ressources, les niveaux de productivité, les engagements que prennent les intervenants, ainsi que la façon dont les biens sont gérés. Les données nous procurent des aperçus, alors que les données utiles nous permettent de prendre des décisions plus judicieuses.